domingo, 1 de febrero de 2009

LAS HABILIDADES GERENCIALES HOY.

FUNCIONES DE DIRECCION


PLANEACION

Función de la administración en la que se definen los objetivos, se fijan las estrategias para alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades.


PRINCIPIOS de la PLANIFICACIÓN

CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOS (coherencia entre planes)

PRIMACÍA DE LA PLANEACIÓN (precede a las demás funciones)

EXTENSIÓN DE LA PLANEACIÓN (a todos en la organización le compete)

EFICACIA DE LOS PLANES (objetivos a menores costos)


ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN

OBJETIVOS
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
ESTRATEGIAS
POLÍTICAS
PLANIFICACIÓN OPERATIVA
PROCEDIMIENTOS
PRESUPUESTOS
PROGRAMAS

OBJETIVOS

FINES HACIA LOS CUALES SE DIRIGE LA ACTIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.
RED DE OBJETIVOS

CARACTERÍSTICAS OBJETIVOS:
VERIFICABLES
RAZONABLES

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:
ESTRATEGIAS
POLÍTICAS

ESTRATEGIAS: Colocar a la organización en una relación ventajosa ante el medio ambiente.
La planeación estratégica es el proceso de desarrollar estrategias.
Estas implican establecer objetivos, utilizando recursos para el logro de los mismos y definir políticas para el uso de esos recursos.


CARACTERÍSTICA DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Estudio del medio ambiente
Estudio del interior de la organización
Análisis a largo plazo
Responsabilidad de la alta dirección

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:

POLÍTICAS

Son líneas de acción para la toma de decisiones.
Busca unificar decisiones de distintas personas frente a situaciones similares.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:

POLÍTICAS

EXPRESAS: Enunciados orales o escritos que especifican intenciones y preferencias a tener en cuenta a la hora de la toma de decisiones.
IMPLÍCITAS: No tienen un enunciado formal sino que se originan en la práctica usual dentro de la organización.

PLANEACIÓN OPERATIVA:

PROCEDIMIENTOS
PRESUPUESTOS
PROGRAMAS

PROCEDIMIENTOS: Son guías para la acción. Son métodos para llevar a cabo actividades.

El procedimiento brinda una solución predeterminada.

PRESUPUESTOS: Son planes que anticipan la cantidad de ingresos y egresos para un período determinado.

MANERAS DE PREPARARLOS:
A partir presupuesto año anterior.
Presupuesto Base cero (partir de cero evaluando a un mismo nivel todos los programas de acuerdo a los objetivos de la organización

PROGRAMAS: Es un plan que determina períodos de tiempo para la realización de actividades específicas.


TÉCNICAS PROGRAMACIÓN:

Gráfica de GANTT (tareas/tiempo)

Redes PERT(diagramas que muestran la interrelación entre actividades y sucesos)

TOMA DE DECISIONES

ES LA SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN ENTRE VARIAS ALTERNATIVAS.

ETAPAS:

DEFINIR EL PROBLEMA
OBTENER TODA LA INFORMACIÓN
FORMULAR OPCIONES
EVALUAR y DECIDIR

TOMA DE DECISIONES

ETAPA: DEFINIR EL PROBLEMA

VISUALIZAR CLARAMENTE EL PROBLEMA y ANALIZARLO CON CRITERIO INDEPENDIENTE
TOMA DE DECISIONES

ETAPA:OBTENER TODA LA INFORMACIÓN

NO PODEMOS CONTAR CON TODA LA INFORMACIÓN PARA TOMAR UNA DECISIÓN RACIONAL.
APRENDER A TOLERAR LA AMBIGÜEDAD, INFORMACIÓN INCOMPLETA,INCERTIDUMBRE

TOMA DE DECISIONES


ETAPA: FORMULAR OPCIONES

SE FORMULAN POCAS OPCIONES FRENTE A UN PROBLEMA POR DOS CAUSAS:

FALTA DE INFORMACIÓN
ACEPTAR LA PRIMERA IMPRESIÓN DEL PROBLEMA

TOMA DE DECISIONES

ETAPA:EVALUAR y DECIDIR

SE EVALÚA y SE DECIDE.

EN LA TOMA RACIONAL DE DECISIONES LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN SERÁN LOS QUE APORTARÁN LOS CRITERIOS PARA DECIDIR POR LAS ALTERNATIVAS QUE MÁS LO SATISFAGA.

ERRORES MÁS COMUNES DE LA PLANEACIÓN

FALTA DE COMPROMISO PARA PLANEAR (resolver problemas del momento y postergan la planeación)

CONFUSIÓN DE PLANEACIÓN con PLANES


FALLAS EN DESARROLLO e IMPLANTACIÓN DE ESTRATEGIAS (definición clara e implantación mediante planes de acción)

ERRORES MÁS COMUNES DE LA PLANEACIÓN

FALTA de OBJETIVOS o METAS SIGNIFICATIVAS (objetivos bien definidos y alcanzables)

FALTA DE VISIÓN para CONSIDERAR LA PLANEACIÓN COMO UN PROCESO RACIONAL (objetivos claros, alternativas, sistema información suficiente, etc.)

ERRORES MÁS COMUNES DE LA PLANEACIÓN

DEPENDENCIA EXCESIVA DE LA EXPERIENCIA (tomar la experiencia como dato básico)

RESISTENCIA AL CAMBIO (el administrador deberá tomar las medidas necesarias para minimizar los efectos de esta resistencia)

ORGANIZACIÓN NATURALEZA Y PROPOSITO

ORGANIZACIÓN FORMAL
Cuando las actividades de dos o mas personas están explícitamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos.

PRINCIPIOS ORG.FORMAL:

Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite contribución de cada individuo al objetivo de la organización)
Principio de eficiencia (si facilita la obtención de objetivos a un costo mínimo)

ORGANIZACIÓN INFORMAL

El propósito de las organizaciones informales es cubrir necesidades humanas.

Necesidad de información

Es importante integrar la organización informal.


RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR

CADENA DE MANDO: Conjunto de relaciones de dependencia desde cúpula a base.

UNIDAD DE MANDO: Sólo supervisor.

TRAMO DE CONTROL: Número de personas que supervisa un superior. Cuanto más ascendemos menos personas se supervisa.

RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR

TRAMO DE CONTROL: Elementos que influyen en el número de personas supervisadas por un mismo jefe:

Número de actividades es un mismo sector
Grado de incertidumbre en el trabajo
Mayor responsabilidad y complejidad en los puestos de los subordinados
Mayor capacitación de los subordinados.
Procedimientos estandarizados
Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o no)

MECANISMOS DE COORDINACIÓN

PLANES y REGLAS (proc.estandariz)
CANALES VERTICALES DE AUTORIDAD (uso cadena mando)
REUNIONES IMPROVISADAS
REUNIONES PROGRAMADAS
RESPONSABILIDADES DEPARTAMENTALES de COORD.
INTERMEDIARIOS
DISEÑO MATRICIAL

DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD

CENTRALIZACIÓN: Concentración de la autoridad y decisiones en la parte más alta de la organización.

DESCENTRALIZACIÓN: Cantidad de autoridad y toma de decisiones a DELEGAR.

DIRECCION

Elementos del proceso de dirección:
Personas tienen diferentes roles
No existen personas promedio
Dignidad personal (p/logro objetivo)
Totalidad de las personas

LIDERAZGO
Proceso interpersonal mediante el cual los administradores tratan de influir sobre sus empleados

ESTILOS DE LIDERAZGO

LÍDER CENTRADO EN PERSONAS (sensibilidad, satisfacción personal)
LÍDER CENTRADO EN TAREAS

COMUNICACIÓN

Es la transferencia de información del emisor al receptor
Es importante en lo interno y en la relación con el medio.

DIRECCIONES de la COMUNICACIÓN

DESCENDENTE (Autocráticas)
ASCENDENTE (Participativas)
CRUZADA (horizontal y diagonal)

COMUNICACIÓN ORAL y ESCRITA

ESCRITA: Antelación, más personas.

ORAL: Retroalimentación inmediata

PROCESO DE COMUNICACIÓN

EMISOR
CANAL DE TRASMISIÓN (Eje: teléfono)
RECEPTOR
RETROALIMENTACIÓN



CONTROL

Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta.
Reunir y retroalimentar información acerca del desempeño de forma de poder comparar resultados.
Relación con planificación.
Función de todos los niveles que ejecuten planes.

PROCESO DE CONTROL

ESTABLECER ESTÁNDARES

MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO EN COMPARACIÓN CON ESOS ESTÁNDARES

CORRECCIÓN DE DESVIACIONES CON RESPECTO A ESTÁNDARES y PLANES (relación con las otras funciones)

REQUISITOS DE CONTROL

LOS CONTROLES DEBEN HACERSE A LA MEDIDA DE PLANES y PUESTOS.
HACERSE A LA MEDIDA DE ADMINISTRADORES ESPECÍFICOS y SUS PERSONALIDADES.
SEÑALAR LAS EXCEPCIONES EN PUNTOS PRINCIPALES.
OBJETIVIDAD
FLEXIBILIDAD
AJUSTARSE AL CLIMA DE LA ORG.
ECONÓMICOS
CONDUCIR A ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMAS de ADMINISTRACIÓN

CONJUNTO DE PRÁCTICAS DE PLANIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN y CONTROL.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
BUROCRACIA (Administra través de Dpto. dirigidos por funcionario con una rutina inflexible)
ADHOCRACIA (menos formal, centrado en personas, equipos)
ENFOQUE CONTINGENCIA “Todo depende” (tareas y personas)

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